Una bandeja de entrada ordenada en el correo electrónico tiene sus ventajas: no se pierde tiempo al buscar emails en específico o se puede borrar el correo que ya no se utilizará de manera más sencilla y rápida, entre otras.
Sin embargo, no todos los usuarios acostumbran tener carpetas, categorías o etiquetas en su correo electrónico. Y cuando llega la hora de buscar un correo en específico de hace meses, se convierte en una tarea que puede tomar de varios minutos a un par de horas. Afortunadamente, Gmail tiene una poderosa herramienta de búsqueda diseñada para facilitar esas tareas de búsqueda. Aprender a utilizarla es sencillo.
Para llevar a cabo estos consejos, sólo debes localizar la barra de búsqueda en la página principal de Gmail. Es decir, deberás abrir tu bandeja de entrada normal. En la parte superior, verás una barra con el icono de una lupa que dice “buscar en el correo electrónico”. Ahí, dependiendo de la búsqueda que quieras realizar, deberás introducir determinadas palabras o frases.
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Digamos que debes buscar un correo del que no tienes datos que te permitan identificarlo rápidamente - como la fecha o el asunto - pero sí recuerdas quién te lo envió, a quién se lo enviaste, o a un destinatario que estaba como copia del correo. Con eso, ya tienes información suficiente para iniciar una búsqueda.
Para el primer caso deberás escribir en la barra de búsqueda “from:” seguido del nombre del remitente. Deberá quedar algo como esto: from:pedro. Para el segundo caso, deberás escribir “to:” seguido del nombre para que la frase quede to:pedro. Y para buscar por destinatario en copia deberás poner, dependiendo del caso, cc:pedro o bcc:pedro.
Por el lado contrario, si recuerdas determinadas palabras en el asunto pero no de quién o a quién enviaste el correo, también puedes buscar así. Sólo deberás poner “subject:” y la palabra. La frase debería quedar así: subject:vacaciones, por ejemplo.
Si alguna vez te ha sucedido que Gmail te notifica que ya no tienes más capacidad de almacenamiento, y quieres deshacerte de, por ejemplo, correos que tengan archivos adjuntos, también los podrás buscar así. Únicamente deberás poner has:attachment y el motor de búsqueda te regresará todos los correos, tanto recibidos como enviados, con archivos adjuntos.
Y si recuerdas con más especificidad qué tipo de archivo adjunto contenía el correo que buscas, lo podrás buscar de ese modo. Por ejemplo, si el email en cuestión traía un vínculo de Google Drive, Documentos, Hojas de Cálculo o incluso un pdf o imagen, sólo debes poner “has:” seguido del tipo de archivo. Por ejemplo: has:drive, has:document, has:spreadsheet, has:pdf, has:image.
Si quieres buscar un correo donde enviaste, o te enviaron, un link de YouTube también podrás buscar de ese modo. Sólo debes poner has:youtube para que el buscador te arroje los correos encontrados que contengan una liga de la plataforma de videos.
Si deseas eliminar, por ejemplo, todos los correos de antigüedad mayor a un año (o el tiempo que quieras), primero deberás buscarlos y, después, eliminarlos con el proceso normal.
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Para encontrarlos, el tiempo debe ser expresado en días (d), meses (m) o años (y) y el comando es “older_than:”. Si buscas, por ejemplo, correos con antigüedad de más de 3 años, el operador de búsqueda sería older_than:3y; si son de más de 6 meses: older_than:6m; y si son de más de 3 días: older_than:3d.
Por el contrario, si quieres encontrar un correo que te enviaron, o enviaste, antes de determinado lapso de tiempo debes hacer lo mismo que con la búsqueda anterior pero deberás cambiar la palabra older por newer. Ejemplo: newer_than:3d para hallar un correo que te enviaron hace menos de 3 días.
En caso que tengas la fecha concreta puedes utilizar los operadores “after:” (después de) o “before:” (antes de). Para usar estos, hay que especificar que en Gmail el formato de fecha es: aaaa/dd/mm o mm/dd/aaaa. Por ejemplo, si debes buscar un correo recibido antes del 04 de julio de 2019 deberás usar before:2019/04/07 o before:07/04/2019. Si es después de esa fecha, sólo cambia el before: por after: y listo.
Otra de las ventajas del buscador de Gmail es que te permite crear tus propios filtros para manejar tu bandeja de correo electrónico. Para eso, sólo debes hacer click en la flecha hacia abajo que se encuentra en el cuadro de búsqueda de la parte superior. Después, ingresa tus criterios de búsqueda. ara verificar si la búsqueda funcionó de forma correcta, haz clic en Buscar para ver qué correos electrónicos aparecen.
Si los resultados son los esperados, haz clic en "crear filtro". Cuando hagas eso, te aparecerá una serie de opciones de acciones a realizar automáticamente al recibir un mensaje que coincida con esa búsqueda.
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