Firma digital, una herramienta para la optimización de procesos

La vida ha dejado de ser como la conocíamos: la nueva normalidad , como consecuencia de la pandemia , ha permeado en todos los aspectos posibles de la cotidianidad del ser humano. Ha traído consigo crisis sanitaria y económica. Sin embargo, también ha acelerado la digitalización y ha permitido la redefinición de procesos, trabajos y labores en general (a fin de hacerlos más eficientes o, si es necesario, a distancia).

Entre tantas herramientas, aplicaciones , plataformas y funciones que permiten la digitalización o automatización del trabajo o procesos, la firma digital tiene un lugar especial. Automatizar procesos de facturación , de finanzas o de contabilidad , le pueden ahorrar horas de trabajo a las organizaciones, además de que permiten una digitalización de diversas tareas empresariales. Lo cual, podría tener un impacto beneficioso para las compañías latinoamericanas.

En ese sentido, la firma electrónica simplifica multitud de trámites. También mejora la gestión administrativa y documental, aporta trazabilidad y transparencia, y, sobre todo, brinda seguridad . Por eso, Xertica, una empresa especializada en soluciones digitales cloud y DocuSign, que permite gestionar acuerdos electrónicos, firmaron una alianza con el objetivo de extender esta tecnología a los usuarios de América Latina.

“Recientemente creamos una alianza con Docusign, porque la firma digital, o e-signature , ha tomado relevancia para darle agilidad a operaciones y actividades económicas de empresas o entidades gubernamentales. En ese sentido, DocuSign es una empresa líder en todo lo que es firma digital. Con esta alianza queremos fortalecer las capacidades de nuestros clientes para modernizar procesos de firma digital, manejo de contrato; cosas que antes se hacían con papel”, explicó Antonio Couttolenc, CEO de Xertica.

¿Qué es una firma digital?

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son: identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar la integridad del documento firmado.

Para garantizar la seguridad de las firmas digitales es necesario que estas tengan las siguientes características: deben ser únicas; al ser generadas por el firmante, son infalsificables. Para ser infalsificables, deben ser computacionalmente seguras. También deben ser verificables (tanto por los receptores de las mismas como por jueces o autoridades competentes, si es necesario). Son innegables pues el firmante no debe ser capaz de negar su firma y son viables, es decir, las firmas deben ser fácilmente generadas por el firmante.

En palabras de Couttolenc, la firma está compuesta del objeto que identifica, o reconoce, al firmante así como de los elementos de seguridad. Estos componentes son “un sello digital que contiene una cadena de caracteres que permite, a través de mecanismos de blockchain , asegurar la integridad del documento”.

“Estos sellos digitales, que son candados, aseguran que ese documento, su contenido y las firmas están completos, sellados, blindados y resguardados a través de llaves que no dejan que el documento se modifique ni se pueda alterar”, dijo el CEO de Xertica.

Y agregó: “cuando se firma un documento en digital, normalmente todas las aplicaciones generan dos archivos: un PDF donde aparece el sello digital y las firmas del documento; y un archivo XML que contiene todas las cadenas de seguridad. Este último sólo le llega a la persona que generó el documento para tener la certeza de que ese documento no es alterable”.

En cuanto a los estándares de seguridad, DocuSign tiene múltiples certificaciones como: ISO 27001, PCI-DSS SOC 1, SOC 2, CSA STAR. Además, asegura el cumplimiento con las políticas de negocio de cada empresa. También está certificada por TRUSTe, el proveedor global de gestión de privacidad que evalúa, supervisa y certifica sitios web, aplicaciones móviles, cloud y canales de publicidad. Del mismo modo, la plataforma cumple con las políticas del Departamento de Comercio de Estados Unidos de políticas de puerto seguro (Safe Harbor) en cuanto a la recopilación, uso y conservación de los datos personales de Norteamérica, al igual que con las leyes europeas y suizas de protección de datos.

Ventajas de usar una firma digital

Entre las múltiples ventajas de utilizar una firma digital se puede mencionar, en primera instancia, la agilización de procesos y rapidez de los mismos. Es decir, usar una firma digital puede ocurrir en un tiempo corto. Una vez que el documento a firmar está listo, el proceso toma unos simples minutos. Por el contrario, cuando se utiliza papel, una firma de documentos puede llegar a tomar días (cuando se deben enviar a diferentes lugares, por ejemplo).

Las firmas electrónicas de DocuSign ya se han usado en más de mil millones de transacciones, en más de 180 países, para crear acuerdos legalmente válidos. Los principales resultados de esta innovación son mayor eficiencia operacional y mayores ahorros . El 82 % de los acuerdos se completan en menos de un día y un 50 % en menos de 15 minutos.

Aunado a esto, el resguardo también es un aspecto ventajoso de utilizar documentos y firmas digitales. “Los documentos con firma digital no habían tomado tanta relevancia porque siempre ha existido el mito de que no sabemos si el documento firmado digitalmente es tan válido como uno en papel. Muchas veces, las empresas prefieren tener el papel guardado para asegurarse de que tienen el documento original”, explicó el CEO de Xertika.

El directivo agregó “una de las grandes ventajas que tiene la firma digital es que, bajo todos los parámetros de seguridad, permite garantizar que un documento firmado en digital está resguardado, encriptado, no puede ser modificado y siempre hay una trazabilidad del ciclo de vida del mismo. Con esta tecnología garantizamos que se cumplen todos los parámetros de firma digital existentes en la mayor parte de los países del mundo donde hoy ya opera DocuSign y donde la firma digital ya tiene el marco normativo requerido”.

Asimismo, DocuSign se puede integrar al ecosistema de aplicaciones que utilizan los clientes de Xertica. Es decir, si las empresas tienen un sistema de correo, de manejo de documentos u otros, DocuSign se puede integrar como parte de estas plataformas a fin de que los colaboradores no tengan que “brincar de una a otra, sino poder poner el proceso de firma digital como parte de una app de negocio”. Lo cual, para los usuarios, se traduce en ahorros de tiempo y monetarios además de la capacidad de realizar procesos más rápidamente.

“Parte de lo que hacemos como Xertica, y el por qué hicimos esta alianza, es porque en una de nuestras ofertas de valor es ayudar a las empresas a ser digitales. Es decir que les podamos proveer herramientas básicas de comunicación y colaboración, como correo, videoconferencia, chat, ofimática, hasta apps para organizar flujos de trabajo, especialmente que ahora muchos trabajan remotamente. La firma digital es parte de toda esta familia de soluciones”, finalizó Antonio Couttolenc, CEO de Xertica.