A muchos nos ha pasado que cuando necesitamos de un documento importante descubrimos que ya no está disponible y hay que volver a empezar o buscar la manera de recuperarlo. Una situación como esa resulta más que frustrante y, para que no ocurra, hay algunas recomendaciones que se pueden seguir para mantener nuestra información respaldada y segura.
Desde el 2011 cada 31 de marzo se conmemora el Día Mundial del Backup una fecha para hacer conciencia de los errores que nos pueden llevar a perder nuestros datos digitales importantes, ya sea porque cometemos algunos errores o porque somos víctimas de algún robo . Es por ello tan importante aprender a planificar y respaldar una copia de seguridad de nuestra información.
La compañía Western Digital expone que seguir buenas prácticas en términos de información digital no tiene que tratarse de algo complejo, algunos cambios simples nos ayudará a garantizar el resguardo de los datos. “Sabemos que todos tenemos historias y momentos importantes para guardar y compartir. De ahí la importancia de ir más allá de una sola copia de seguridad al año, es necesario tener soluciones , disciplina y cuidado, asegurando que estos recuerdos estén bien resguardados, para que puedan ser revividos, comprobados o consultados”, explicó Eduardo Alexandri, Director General de Western Digital para México, Centroamérica y Colombia.
Para ayudar a fomentar la cultura del resguardo y mostrar cómo se puede realizar un buen almacenamiento de archivos, el ejecutivo nos invita a conocer algunas recomendaciones muy sencillas que pueden hacer la diferencia en nuestro día a día para cuidar nuestra información:
Revisa la importancia de los documentos y guarda solo las versiones más actuales: para iniciar una copia de seguridad debes tener en cuenta la importancia de cada documento. Por ejemplo, en ocasiones creamos varias versiones del mismo archivo, y probablemente no sea necesario guardarlas todas. Revisa los archivos y solo guarda las versiones finales.
Elige el tipo de almacenamiento que mejor se adapte a tus necesidades: hoy contamos con una variedad de plataformas y dispositivos de almacenamiento . Por tanto, es importante valorar la cantidad de datos que tenemos y cuántos producimos diariamente para que podamos definir el espacio que necesitamos, lo podemos medir en gigabytes o terabytes. Para resguardar podemos optar por utilizar dispositivos de almacenamiento de estado sólido, como tarjetas de memoria y unidades flash; discos duros externos; almacenamiento en red, como NAS y nube personalizadas; o incluso centros de datos. La elección que hagamos dependerá de nuestro perfil de usuario, tomando en cuenta el riesgo y beneficio del monto a invertir y la posibilidad de perder los archivos en cuestión.
Define la periodicidad de la copia de seguridad: realiza el almacenamiento de todos tus archivos y después haz una copia de seguridad cada cierto periodo o cuando realices cambios relevantes de la información. También ten en cuenta que, en algunos casos, podemos realizar más de una versión de un mismo archivo.
Considera la posibilidad de necesitar restaurar una copia de seguridad: incluso aquellos que tienen la costumbre de realizar copias de seguridad saben que corren el riesgo de borrar o perder algún documento. En este caso, el uso de software desarrollado para restaurar copias de seguridad ya sea pagado o gratuito, puede ayudar a recuperarlas. Este proceso también se puede realizar manualmente, pero puede llevar más tiempo que cuando utilizamos un software adecuado.
Separa los datos profesionales y personales: las copias de seguridad corporativas con archivos vinculados a las empresas deben estar separados de los respaldos personales. Las empresas deben asignar niveles de seguridad a la información para que solo los empleados autorizados accedan a ella. Asimismo, las organizaciones necesitan desarrollar e implementar una política de almacenamiento de datos, asignando a una persona responsable de la gestión de dichos datos, además de que deben de contar con soluciones robustas con tecnología de punta, que les ayuden en la gestión de los datos. El usuario promedio, en cambio, debe evaluar y priorizar lo que es más importante para él. Al comprender su perfil y qué tipos de datos necesita almacenar, es más fácil buscar soluciones que puedan servirle. Independientemente del caso, el respaldo debe ser un aliado tanto en la vida profesional como personal.