Espías y delincuentes de cuello blanco existen desde el principio del tiempo. Sin embargo, las técnicas para no caer con tales embaucadores se sofistican también. Esta es la historia de los empresarios contra ladrones que no debe dejarse de leer.
Espionaje industrial, robo de identidad, fraudes, robos hormiga y otros crímenes empresariales pueden evitarse si se conoce quiénes son realmente los colaboradores, proveedores y clientes.
Los delitos patrimoniales, como el fraude, ascienden a 35% de las utilidades netas de la empresa, pero aún no logra cuantificarse el daño en la reputación y los efectos adversos al clima laboral y su incidencia en alta rotación de personal, accidentes de trabajo y otros.
De manera simultánea, los proveedores ”fantasma”, esos de los que no sabemos nada, también generan altas pérdidas por incumplimiento de precios, calidad y tiempos de entrega. Asimismo, un cliente sin investigar al que se le otorga crédito, daña las finanzas corporativas.
Ante esto, Know Your Customer (KYC) blinda del peligro a las compañías. Se trata de un proceso que garantiza que cada persona que trabajará con nosotros es quien dice ser. Es decir, se validan sus buenas prácticas empresariales y conducta apegada a la ley.
En un proceso KYC se integra la información básica del colaborador, proveedor o cliente y la documentación que la sustenta. También suelen consultarse listas negras nacionales o internacionales, validaciones de identidad biométricos, consulta a buró legal y de crédito, e inclusive, la firma de contratos de servicio a través de firmas electrónicas avanzadas.
El sistema de KYC permite garantizar que determinado proveedor opera conforme a la ley y carece de un historial de simulación fiscal, que los expedientes de los colaboradores están completos y son correctos y la empresa se puede someter a una auditoría por parte de la autoridad laboral o ganar alguna pugna con el colaborador.
No sólo eso. KYC asegura que todos los procesos de compra dentro de tu empresa están sustentados con documentación completa y validada, analiza el riesgo de cada crédito que se otorga a los clientes y está sustentado con la documentación que demuestra que la operación le permitirá pagar en tiempo.
Paradójicamente, una tercera parte de los expedientes KYC presenta errores y faltantes.
De acuerdo a cada tipo de público y uso conviene observar lo siguiente:
1.- Contratación. Simplificar la integración de reclutas, principalmente en procesos masivos o en puestos de alta rotación.
2.- Automatización. En la integración y el monitoreo de la caducidad de requisitos. Asegurar la actualización y disponibilidad de los expedientes.
3.- Proveedores. Genera un proceso diligente e imparcial en el alta de cada proveedor, integra el expediente y valida orígenes públicos de información como buró legal y opinión de cumplimiento de la autoridad fiscal.
4.- Clientes. Con un expediente completo se podrá validar y actualizar la información para autorizar o rechazar operaciones a crédito o en un esquema de postpago.
5.- Expediente interno. Mantener un expediente actualizado de la propia empresa permitirá agilizar créditos, licitaciones, fianzas y seguros.
6.- Auditorías recurrentes. Implica recabar datos de un tercero para garantizar que su actuar refleja lo acordado. Por ello, conviene automatizar la recurrencia con la que integras esa información y podrá realizarse de manera institucional.
El proceso tipo KYC manual implica conseguir información como documentos, formularios y firmas y se validen una a una. Es recomendable delegar a las tecnologías de la información el seguimiento, recepción y extracción de datos para la integración de todos los expedientes que el día a día exige.
El final de la historia la escriben los empresarios. ¿Lograron que sus públicos internos los conformaran auténticos profesionistas y personas honestas o permitieron que los sorprendieron los impostores?
Investigador y conferencista en contabilidad y finanzas personales
