La gestión empresarial adquiere mayor complejidad en esta etapa de adaptación al “next normal”, en plena crisis del coronavirus. Se necesita una visión completa y veraz. La proactividad requiere contar con información fidedigna de la contabilidad y finanzas de la empresa.
Ahora que las empresas tienen que hacer frente a un “shock” de oferta por el cierre o inactividad temporal de negocios, problemas de abastecimiento y complejas disrupciones en las cadenas de suministro, aparece también una caída en la demanda. En tal entorno se multiplican los riesgos.
En consecuencia, la gestión económico-financiera y presupuestaria del director Financiero y su equipo se enfrenta a nuevos retos:
· Las demandas de información contable y financiera de la Dirección General, accionistas, direcciones operativas, empresa matriz y otros, son más urgentes y piden que dicha información sea confiable.
· Se multiplican las tareas y los procesos de recolección de información para una correcta medición del rendimiento del negocio (reporting, tesorería, consolidación, cobros, pagos y otros).
· Surge una constante supervisión de los indicadores de control y riesgos.
· La mejora continua de los procesos permitirá reducir costes operativos, y paliar así los efectos de la crisis en las finanzas corporativas.
Para afrontar esos retos, se requiere enfocar la gestión de la información en dos direcciones: Uno es controlar su calidad y coherencia y tener en cuenta los objetivos fijados. El otro es asegurar un pilotaje eficiente de la actividad gracias a los indicadores y análisis utilizados.
Algunos pilares que pueden apoyar en este cometido al director Financiero y sus colaboradores, desde el Accounting Director y los responsables de Consolidación o Presupuestos hasta el Controller Financiero son:
1. Presentar la información con un enfoque global
Un enfoque global permite controlar la coherencia de la información financiera, tener en cuenta los objetivos fijados y presentar la evolución de los indicadores (KPI) respecto a tales objetivos. Por ejemplo: Medir el rendimiento de la empresa y de sus servicios, informar de las desviaciones que se han producido y diagnosticar las causas de las mismas, asegurar que se respetan las reglas internas y externas, justificar un indicador sintético a través de un zum sobre el detalle de sus componentes o identificar visualmente los valores negativos y positivos pertinentes a todos los análisis, entre otros.
2. Utilizar indicadores y análisis tanto estándar como personalizados. Para controlar la coherencia de la información financiera y presentar la evolución de los indicadores, la Dirección Financiera se puede apoyar en KPI y análisis ya disponibles. Por ejemplo, los que proporciona el software financiero a partir del detalle de los asientos contables o de datos calculados como los ratios económicos y financieros, el período medio de cobro y otros.
Sin embargo, se necesita que dicha herramienta sea flexible, para permitir el diseño de KPI y realizar análisis ad hoc en función de las necesidades concretas de la empresa. También se requiere que facilite destacados por cifras clave, tendencias y alertas con gráficos y tablas en la presentación del análisis de la información contable y financiera.
Asimismo, el software financiero deberá permitir que el análisis se suministre en grandes cantidades para satisfacer la mayoría de las expectativas de las direcciones. Y que se guarde en un histórico para establecer comparativas esenciales para la toma de decisiones.
3. Contar con una información financiera que abarque un amplio espectro de funciones. Dicho software tendría que permitir la creación de indicadores y análisis para cada uno de los desgloses realizables de estas funciones empresariales, tales como clientes y cobro de deudas, compras e inversión, gestión del efectivo y auditoría contable y control interno.
4. Contar con la posibilidad de seleccionar datos en base a elecciones múltiples y variadas. En este aspecto es determinante que el software financiero permita que los criterios de selección, de filtros, de totalización o de nivel de detalle, sean múltiples. Por ejemplo, por periodos, entidades,responsables, sectores, ejes y otros.
5. Gestionar la información de forma colaborativa. La estandarización de los datos facilita el intercambio eficiente de información entre departamentos. Además, la información contable y financiera de la empresa trabaja en beneficio de todos, facilita la comprensión de los problemas y la toma de decisiones acertadas.
En sí, una información contable y financiera que tenga en cuenta todos los aspectos citados es un apoyo fundamental para analizar, controlar, anticipar y decidir de forma acertada en el difícil contexto en el que se mueven ahora las empresas.
