Luis Miguel Arroyo Yllanes.
Miembro del Comité de Gerencia de Proyectos del CICM.
Para entender la problemática, primero debemos comprender qué es un proyecto. El Project Management Institute lo define como “Un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único. Por su naturaleza temporal los proyectos tienen un inicio y fin.” Es decir, los proyectos inician, atraviesan por una serie de fases y terminan. A esto se conoce como el ciclo de vida. Por ejemplo, las fases de un proyecto de construcción pueden ser: factibilidad, diseño, contratación, construcción y entrega.
Los tres elementos clave que definen los proyectos son: alcance, cronograma y presupuesto. El alcance son las características físicas, mecánicas, operativas, etc. que lo describen. Se empieza a documentar con los estudios de factibilidad, pero se detalla en la fase de diseño mediante planos y especificaciones. Para su planeación y control el alcance se puede dividir en actividades y entregables. El cronograma y presupuesto son modelos que muestran respectivamente, las duraciones y fechas planificadas en que se realizarán las diversas actividades y los costos estimados para llevarlas a cabo.
Los tres elementos descritos anteriormente están relacionados entre sí. Esta dependencia se conoce como la triple restricción; si una de las variables cambia, impacta a las otras dos. Así, si aumenta el alcance, agregando funcionalidades, el tiempo y costo de ejecución se ven impactados.
Esta interrelación y el concepto del ciclo de vida son factores clave que se deben entender para explicar las causas de retrasos y sobrecostos y para proponer estrategias para minimizarlos.
En la fase de estudios de factibilidad típicamente se establece un primer alcance a alto nivel junto con estimados de costo y tiempo. En esta fase se debe valuar la viabilidad técnico-económica del proyecto. El término de esta fase debe ser un punto o hito para decidir si continúa el proyecto, decisión que debe tomarse juiciosamente y sin sesgo alguno.
En la fase de diseño se debe establecer el alcance detallado del proyecto y evaluar el presupuesto y cronograma. Uno de los principales errores es desarrollar el diseño sin valuar simultáneamente su costo y tiempo de ejecución. Es imperativo dedicarle el tiempo y recursos necesarios al diseño. La mayoría de las desviaciones de tiempo y costo que se observan en la fase de ejecución más bien fueron omisiones o errores de diseño y/o subvaluaciones del costo gestadas en la fase del diseño. Minimizar la importancia del diseño es muy grave. A los diseños hay que dedicarles el tiempo y esfuerzo necesarios para desarrollar un buen producto. En general, se recomienda dividir la fase de diseño en etapas como conceptual, preliminar y definitivo, siendo cada una de estas un punto o hito de control con entregables claros que se deben emitir incluyendo el presupuesto y cronograma para determinar si el proyecto debe continuar a la siguiente fase. Siguiendo el proceso descrito, conforme avanzamos en el proceso de diseño, tenemos que asegurar que el diseño y en consecuencia el alcance es congruentes con las expectativas de tiempo y costo. En aras de ahorrar tiempo, en México es muy común desarrollar proyectos a nivel conceptual o preliminar y proceder con esta información a la fase de contratación o inclusive de construcción. Desgraciadamente, si la información del diseño es limitada, la incertidumbre de los estimados de costo y tiempo será muy alta y las potenciales desviaciones también.
En la fase de contratación se establecen los precios y contratos con los diversos contratistas para ejecutar el proyecto. La calidad del diseño-alcance, es fundamental para lograr acuerdos completos y definitivos con variaciones potenciales limitadas. Existen diversos esquemas de contratación como contratos a precio alzado, a precios unitarios, administración, etc. El tipo de contrato seleccionado es una estrategia comercial para mitigar o transferir riesgos, pero no debe ser sustituto de obviar alguna de las etapas del diseño. En todos los casos, el diseño debe estar completo para tener un alcance definido y seleccionar el tipo de contrato que más convenga.
En la fase de ejecución o construcción se realizan las diversas actividades y se construyen o desarrollan los entregables. En esta etapa se deben evitar cambios de alcance para no incurrir en trabajos adicionales que necesariamente implicarán incrementos de costo y tiempo. Es indispensable establecer un sistema de control de cambios robusto que tienda a inhibir el cambio y sólo permita aquellos que sean benéficos para el proyecto. Desgraciadamente, si el diseño no se desarrolló correctamente, en la fase de ejecución se presentarán multitud de “cambios”, que en realidad son complementos para subsanar errores del diseño original con sus consecuentes sobrecostos y retrasos.
Para minimizar las desviaciones de alcance, tiempo y costo de los proyectos es necesario desarrollar correctamente y con la profundidad debida las etapas de factibilidad y de diseño para contar con un alcance completo que permita también estimar el tiempo y costo de ejecución con una probabilidad razonable de cumplimiento. Para disponer del tiempo que requieren los estudios, diseños y la contratación, necesitamos tener una visión de largo plazo y no sexenal. Hoy debemos estar diseñando las obras de infraestructura que se construirán en el futuro en lugar de estar complementado el diseño de las que ya iniciaron con un diseño parcial e incompleto.
Por último, los proyectos son únicos y se desarrollan en un ambiente de incertidumbre o riesgo, e independientemente que el alcance, programa y presupuesto estén correctamente definidos siempre será necesario establecer reservas de contingencia en tiempo y dinero para mitigar la incertidumbre. La magnitud de estas reservas estará en gran medida en función de la calidad del diseño-alcance y de la importancia establecida para cumplir los objetivos de tiempo y costo.
