Algunas metodologías de negocios se ponen de moda o desaparecen del mapa de improvisto, pero el mantener los costos bajo control y asignar efectivamente los recursos son premisas inalterables. Esto, aunado a el avance de la digitalización, mejor entendimiento de las conductas y disponibilidad de modelos organizacionales más inteligentes, permiten el renacimiento del presupuesto base cero, una metodología con décadas de antigüedad.
Entre las ventajas del ZBB, por sus siglas en inglés, es que genera una notable visibilidad del gasto, ayuda a alcanzar una disciplina de costos constante, alienta a los gerentes a reasignar sus recursos de forma ágil y promueve una cultura de mejora continua.
No se trata sólo de elaborar un nuevo presupuesto desde cero en lugar de hacerlo con base en los gastos del ejercicio precedente, sino someter cada peso a escrutinio.
Este proceso se desestimó porque los departamentos de finanzas de las grandes corporaciones tenían que recolectar, cotejar, analizar y revisar presupuestos de cientos o miles de centros de costos. Sin embargo, los productos digitales más efectivos para elaborar presupuestos en la nube preservan la naturaleza intuitiva de las planillas de cálculo, y al mismo tiempo garantizan la disciplina en el ingreso de datos.
Así, una herramienta basada en la nube desplegada globalmente reemplazó a más de 10 mil planillas de cálculo fuera de línea.
Ahora, ZBB es en su esencia una manera de construir una cultura de gestión de costos y desempeño. Como tal, funciona mejor cuando se alinea con lo que las personas creen y hacen.
Por ejemplo, los líderes pueden adaptar ZBB para neutralizar la aversión al riesgo y presentarlo como una facultad para gastar sin riesgos en lugar de una herramienta para recortar gastos.
Una segunda conducta muy arraigada es el prejuicio de statu quo, también llamado el “camino de menor resistencia”. Así conviene organizar los procesos de manera que ZBB resulte la alternativa por defecto.
Un tercer rasgo comprobable es que las personas se comportan de manera más responsable cuando perciben que alguien los observa. Así, el simple hecho de tener que presentar los pedidos de gastos a un gerente ayuda a reducir los presupuestos.
En general, los mayores obstáculos provienen del marco institucional de las propias compañías.
Frecuentemente, los presupuestos ZBB detallados pueden parecer una tarea adicional a realizar, más cuando se implementan como una serie de directivas que siguen una rutina preestablecida. Y si las compañías no logran dar el primer paso rápidamente, los problemas presupuestarios tienden a multiplicarse y a volverse cada vez más difíciles de superar.
Pero existe otro elemento que vaticina el regreso triunfal de ZBB: la preferencia del ser humano por el orden en contraposición al caos. Las herramientas digitales intuitivas que simplifican, aceleran y ponen a todos “en la misma página” del presupuesto, genera que las probabilidades de éxito sean aún mayores y se controlen mejor los presupuestos.
Entonces, lejos de ser una simple táctica para ahorrar costos, ZBB obliga a las compañías a reevaluar estratégicamente sus prioridades en forma constante y reasignar las inversiones en forma regular y agresiva logran retornos más altos para los accionistas en el largo plazo.
Por increíble que parezca, la nueva tecnología y las soluciones digitales reinventan métodos añosos y los convierten en soluciones para los actuales contextos de cambios continuos y gran incertidumbre.
