Desde que comenzó la pandemia de Covid-19, la mayoría de los que somos planificadores del evento, supimos que una nueva era comenzaba y que las plataformas virtuales comenzarian a tomar una fuerza que ya no daría marcha atrás.
¿El término “evento virtual” te suena a interminables seminarios web o tediosas conferencias en streaming? Muchos estarán de acuerdo contigo; sin embargo, este 2020 ha cambiado la forma de organizar sesiones online y eventos virtuales.
Los organizadores de eventos de todo el mundo están agudizando el ingenio para plantear nuevas maneras de utilizar la difusión en directo y llegar a más asistentes sin necesidad de un gran presupuesto.
Desde hace unos meses, he comenzado a producir eventos virtuales, apenas hace tres días una posada virtual con una compañía que lejos de lamentarse de la situación actual, decidió reunir a sus colaboradores en una plataforma para celebrar y brindar por un esperanzador 2021, y aunque a simple vista te parezca que una sesión en línea, pueda tener menos poder de convocatoria, te sorprenderías del valor que puede aportar. Por una parte, te permite acoger a una audiencia más amplia, y por otra, los asistentes se ahorrarán los gastos de transporte o de otro tipo, que pueden disuadirlos de acudir a un evento.
Además, todo lo virtual implica menos gastos previos: No hay que invertir en un lugar de celebración ni en personal para un encuentro multitudinario, ni para nada relacionado con algo presencial. Así, reduces considerablemente los gastos (¡y las emisiones de carbono!) y puedes dedicar más tiempo a preparar el evento online perfecto. Y eso sin contar con los datos: es mucho más fácil controlar quién está conectado si el encuentro es virtual.
Claro que hay varios aspectos que cuidar en los nuevos eventos virtuales, algunos de ellos son:
1. Buscar la plataforma ideal para la conexión de los asistentes, que sea amable con el espectador y favorezca la interactividad.
2. Diseñar el evento de acuerdo al objetivo que se busca, dando especial importancia a la visibilidad de los asistentes, motivarlos a participar, establecer salas de chat y generar expectativa previa al evento.
3. Cuidar los detalles de producción, iluminación y dirección de cámaras para que la conexión y el evento sea fluido, así como también el tiempo de duración y que que no se vaya a convertir en una sesión interminable de zoom.
Si estás buscando ideas para tus eventos virtuales o de fin de año y te preguntas: ¿Cómo puedes trasladar el valor de una reunión presencial a tu audiencia online?
La clave está en el formato: Ofrece a los asistentes lo que realmente quieren, como una clase de yoga, un concierto familiar o formación a distancia; y dales la oportunidad de comunicarse a través de las funciones de chat.
Te propongo 5 ideas para transformar tus sesiones en un encuentro virtual:
1. Ofrece un taller sobre tu campo de especialización.
2. Entrevista a un influencer del sector.
3. Imparte una clase magistral de cocina.
4. Haz una demostración online de uno de tus productos estrella.
5. Organiza un seminario web para dar a conocer tu causa y conseguir que los asistentes pongan su granito de arena.
En tiempos de incertidumbre como este, cuando los asistentes no saben si van a poder presentarse en el lugar de celebración, las sesiones online son la forma más inteligente de interactuar con ellos, sin perder ese toque humano.