Enero es, según algunas mediciones, el mes más improductivo del año. Los trabajadores llegan de haber disfrutado las fiestas y días libres y les toma tiempo para recuperar el ritmo. De hecho, este mes es en el que menos se concluyen tareas durante el año. Una medición de Priceonomics señala que en enero sólo se concluye 7.2% de las tareas del año, frente a octubre, por ejemplo, en el que se terminan 9.5% de los pendientes. Incluso hay ejercicios que muestran que durante este mes también hay un mayor ausentismo y enfermedades que hacen que los colaboradores falten a la oficina.
Pero enero acabó y, en el mundo ideal, tú ya recuperaste el ritmo de trabajo o ¿todavía no? O de plano, ¿sientes que necesitas ordenarte para mejorar tu productividad? Qué mejor que cambiar hábitos todavía a inicio de año, porque ser más productivo es algo que va a beneficiarte a ti como empleado y te ayudará a reducir el estrés al eliminar malas prácticas de trabajo. Aquí van algunos consejos.
Concentra tu energía en una sola tarea. Éste es el principio de varias técnicas de aprovechamiento del tiempo. Cierra redes sociales y cualquier otra información que pueda distraerte de tu trabajo que ya habrá tiempo después para ello. No es un consejo hecho a la ligera, sino que hay pruebas científicas para creer que dedicarse a una sola tarea a la vez te hace más productivo y no solo eso, sino que mejora el funcionamiento de tu cerebro.
Sandra Bond Chapman, fundadora y directora del Center for BrainHealth de la University of Texas de Dallas, en su libro Make your Brain Smarter: Increase your Creativity, Energy and Focus, en el cual condensa 30 años de investigación en varios tips para mejorar el desempeño de tu cerebro, asegura que desempeñar varias tareas a la vez deja exhausta a la mente y si se hace de manera crónica, nos condensa a un deterioro mental y a una disminución de la agudeza mental.
Ella asegura que tu cerebro no está diseñado para hacer más de una cosa a la vez, así que recomienda silenciar el celular, apagar tu correo electrónico y concentrarse en una sola tarea. Si eres un multitarea y piensas que esto es imposible, empieza con periodos de 15 minutos y poco a poco ve aumentando este periodo.
Haz una lista de tus pendientes. Esto lo recomienda Bond Chapman pero también otros especialistas en administración del tiempo y productividad. Haz una lista de los pendientes que tienes que resolver en el día. Selecciona un par para darles prioridad y encárgate de que se cumplan. Esto te hará sentir más productivo, explica la especialista de la University of Texas.
“Aterriza en una agenda los pendientes que vas a hacer al otro día. Si lo haces antes de irte de la oficina un día antes se convierte en una gran herramienta porque necesitas priorizarlos”, asegura Dulce Almazán, vicepresidenta de la Asociación Internacional de Entrenadores Mentales y Emocionales y coach.
Utiliza el calendario de tu computadora o alguna app especializada en ello, existen varias. Tener organizado tu tiempo en un calendario te ayudará a llegar a tiempo y a cumplir con todos aquellos que tienes que hacerlo, lo cual mejorará tu credibilidad.
Si eres de los que acostumbra hacerlo en papel, considera echar mano de la tecnología para organizarte. Existen varios gestores de tareas gratuitos en internet como Tello, Any.Do o Wunderlust que te ayudan no sólo a organizar tareas de trabajo —no sólo en lo individual sino también de grupo— sino también cualquier situación personal que necesites llevar a cabo.
Distingue lo urgente de lo importante. Muchas veces lo que es urgente —contestar un e-mail o tomar una llamada— no es lo más importante para conseguir las metas que necesitas alcanzar. Si sientes que tienes más pendientes de los que realmente puedes resolver, necesitas administrar el tiempo de una mejor manera y distinguir estos dos tipos de pendientes.
Existe una herramienta llamada diagrama de Eisenhower, la cual puede ayudarte a hacer esta distinción. Su utilización es bastante sencilla. Es un cuadrante que divide lo importante de lo urgente. En el primer cuadrante (superior izquierdo) se coloca lo que tienes que hacer primero, es decir, lo que es importante y urgente y se tiene que hacer hoy o mañana máximo. En el segundo cuadrante (superior derecho) se colocan cosas importantes pero menos urgentes.
En el tercero (inferior izquierdo) se colocan cosas que son no son tan importantes para que las hagas, por lo que las puedes delegar.
Y en el último cuadrante es todo aquello que no es urgente ni es importante y que puedes deshechar, tal como ver la tele o revisar tus redes sociales. En internet hay varias plantillas que te pueden servir o incluso existen aplicaciones en el celular que te ayudarán a organizar de esta manera tus pendientes.
Aprende a decir que no. Esto tiene que ver con saber distinguir lo importante de lo urgente. Ron Friedman, un sicólogo y autor de El mejor lugar para trabajar: el arte y la ciencia de crear un lugar de trabajo extraordinario, recomienda en este sentido —en un texto publicado en la Harvard Business Review incluso elaborar una plantilla de e-mail para cuando necesitas rechazar a alguien, porque esto te permitirá ni siquiera detenerte a pensar qué escribir. Si tu jefe no para de pedirte cosas, la recomendación en este sentido es la de conversar con tu líder y dejar en claro qué tareas son en las que vas a estar trabajando. “Dile a tu jefe cuáles son las tareas que crees que son prioridades e invítalo a compartir su opinión. Es una forma de lograrlo sin tener que decir nunca ‘no’”, señala el autor.
Come bien. Puede que parezca que no tiene que ver con el trabajo pero en general tiene todo que ver porque comer y tomar agua son dos cosas que te van a ayudar a concentrarte, de otra manera, vas a rendir menos
“Necesitas agregar en tu agenda las comidas del día porque en lo profundo te ayudan a ser mucho más productivo. Una persona que no desayuna o no come, aunque le des los tips no va a poder trabajar bien”, asegura la coach.
Toma pausas, pero con tema laboral. Chismear con un colega o tomarte un break para tomarte un cafecito suena a una actividad adecuada para descansar tu mente y retomar el trabajo con nuevos bríos… hasta que una investigadora de la Portland State University encontró que no te hará bien si quieres ser más productivo. Charlotte Fritz encontró que esto no te revitalizará a menos de que hagas algo positivo y relacionado con tu trabajo, así como elogiar a un colega o aprender algo nuevo.
“Los microdescansos no relacionados con el trabajo, como hacer una llamada personal, verificar Facebook, no se relacionaron con tener más energía y menos fatiga, incluso en algunas ocasiones se relacionaron con sentir mayor cansancio. Mientras tanto, las pausas que implicaban tareas relacionadas con el trabajo parecían impulsar la energía”, sostiene la autora en un texto al respecto en la Harvard Business Review. No te desconectes del todo porque retomar el trbajo va a ser más difícil.
