Un nuevo ciclo siempre trae nuevas metas por cumplir, también en materia de negocios. Si tienes una empresa seguramente traes en la mente nuevos logros que quieres alcanzar. Ya sea vender más, entrar a un nuevo mercado, digitalizarte o desarrollar un nuevo producto, la lista puede hacerse interminable; sin embargo, es momento de ponerlas en papel, cumplirlas y hacer que se conviertan en algo tangible.
Es importante porque es muy común que el dueño de una Pyme traiga muchas ideas innovadoras en mente pero no las comunique al equipo —ni mucho menos elabore una ruta para realizarlas— y éstas se queden una vez más en sólo ideas. ¿Cómo hacer que no se queden en ideas? Con un plan estratégico anual, el cual no es más que un documento (no tiene que ser muy extenso) en el que se plasmen los objetivos que tiene una organización para el año que inicia.
“Los objetivos estratégicos tienen que ver con a dónde quiero llegar y qué quiero lograr este año. Los más comunes tienen que ver con las ventas, los costos y la rentabilidad de la organización”, explica Diana Franco, directora de Creatividad Empresarial, una compañía que se dedica a ofrecer capacitaciones y certificaciones en el mundo de los negocios. El plan puede tocar esos y muchos otros temas.
Se trata de plantear estas metas y la ruta que se tiene que seguir para lograrlas. “Es plasmar de manera numérica y con un periodo de tiempo específico cuáles son los objetivos que se quieren lograr, así como la manera en la que se van a realizar”, asegura la especialista.
¿Por dónde empezar?
Si no has pensado en concreto cuáles son estos objetivos que tu empresa debería cumplir este año, es momento de que te sientes con calma a hacerlo. Visualiza el futuro y piensa a dónde te gustaría llevar a tu organización. “Puede ser un proceso nuevo, la incorporación de una nueva tecnología, vender a través de marketing digital, abarcar nuevos mercados”, dice Diana.
La idea es que salgan estas metas. No todas serán necesariamente posibles para realizar este año, pero esta planeación es precisamente para darte cuenta qué puedes cumplir de manera más inmediata y qué va a tardar.
Ya que las tienes claras, lo siguiente es analizar dónde está parada la organización. ¿Qué es lo que hace bien? ¿Qué es lo que tiene que mejorar? En este momento –o incluso antes– debes de invitar a todos los colaboradores que consideras clave para que contribuyan en este plan, porque entre más puedan participar es muy probable que se comprometan más.
La teoría dice que en este plan estratégico debe participar el departamento de mercadotecnia, recursos humanos y en general, todos aquellos que resulten claves; sin embargo, en las Pymes la realidad suele ser muy diferente. Pocas veces tienen un departamento especializado y una persona suele tener funciones que tocan distintas áreas de la empresa. No importa, la idea es que asistan todos aquel capital humano estratégico para la organización.
Evalúa el aquí y ahora
Ahora sí, a empezar esta evaluación. Para realizarla hay una herramienta que puede ayudarte y es el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
Es un instrumento que fue desarrollado en los años 50 y que por su simplicidad se ha vuelto una herramienta estratégica básica para analizar la situación actual de una empresa.
Está constituido de un análisis interno (fortalezas y debilidades) y otro externo (oportunidades y amenazas), lo cual permite al final determinar qué estrategia va a usarse para lograr un objetivo en la organización.
Se trata de enlistarlas en un recuadro —hay en internet formatos disponibles— con cuatro cuadrantes, pero este ejercicio no acaba ahí. Es necesario jerarquizar en cada categoría cuáles son los aspectos más importantes y que se tienen que atender primero en la organización. Después de tener claro esto, se hace un cruce entre las fortalezas más importantes con las oportunidades importantes y con base en esto se genera una estrategia en lo que está más fuerte y hay más oportunidad en el mercado.
“Por ejemplo, hay un crecimiento de los consumidores de productos de belleza y una fortaleza de nuestra empresa es que es muy buena vendiendo ese tipo de productos, se hace ese cruce entre la fortaleza y la oportunidad. Entonces ahora necesito un plan de acción, que son los pasos, de cómo lograr esta estrategia”, explica la especialista. Puedes tener la idea de triplicar tus ventas, de comprar una nueva bodega o de contratar el doble de personal, pero hacer este ejercicio te ayudará a conocer cuál es la estrategia que es más viable empezar en este momento y cuál va a aportar más valor.
Ya que se conformó una meta (o estrategia) relacionada con aquello que hace bien la empresa y con respecto a las oportunidades del mercado, se pasa a elaborar esta serie de pasos que te harán llegar a lograrlo.
Por cada estrategia que se delimite es necesario que haya un plan de trabajo que le corresponda, ya que cada una es distinta y requerirá de distintas acciones y tiempos en particular. Una recomendación es echar mano de un diagrama de Gantt, el cual les permitirá conocer las actividades, quién es el responsable de ejecutar y el tiempo que se va a tomar en ello.
Un diagrama de Gantt no es otra cosa que una cuadrícula en la que se enlista las actividades a realizar en la primera columna izquierda, seguida de varias columnas en las que se puede detallar el inicio, fin, duración demás detalles de cada actividad. Hay incluso formatos gratuitos disponibles en el web que pueden ayudarte.
Para que se cumplan
Ahora bien, tienes que darle tiempo a la manera en la que formulas estas metas que quieres lograr. Existe un método que se ha utilizado para hacer esto posible y es el método SMART (SMART son las siglas en inglés), el cual sostiene que las metas tienen que ser específicas, medibles, alcanzables, enfocadas en resultados y con un periodo determinado de tiempo para cumplirse. La idea de esta metodología es la de ser un criterio para fijar objetivos que puedan cumplirse.
Por ejemplo: para junio de 2018 tendremos que haber logrado 100% de la digitalización de todo el archivo disponible de 1980 a 1990, a través de la utilización de los tres escáners que tiene disponible la organización, los cuales operarán los dos becarios durante su tiempo completo de prácticas en la empresa.
El qué y el cómo están especificados, así como el lapso en el que ha de cumplirse. “Es importante que sean alcanzables porque hemos visto muchos casos en los que las empresas enuncian estrategias inalcanzables y las vinculan a incentivos para sus colaboradores, pero ellos no se motivan porque saben que no las van a poder alcanzar”, asegura Diana.
Ya que tienes las metas enunciadas de esta manera, haz un plan de trabajo para cada una.
A todo este plan le tienes que dar seguimiento de manera periódica y constante. Los tiempos para revisarlo dependerán en parte de los tiempos fijados en el diagrama de Gantt, pero cuida que esta retroalimentación entre el equipo que está ejecutando no tarde más de un mes en llevarse acabo.
Tip: el plan debe estar por escrito y ser corto, si es posible en una sola cuartilla y que esté en un lugar visible. “Si estás pensando en un plan estratégico de 40 hojas lo habrás desarrollado bien pero a la hora de implementarlo y darle seguimiento, te vas a perder”, explica Diana.