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A la hora de hablar de productividad, menos es realmente más. Tony Schwartz, CEO de The Energy Project, una consultoría que ayuda a las empresas a mejorar este índice, pone acento en un tema insoslayable en el mundo laboral: la productividad y el cómo “la manera en la que estamos trabajando no está funcionando” (en inglés hace un juego de palabras: The way we are working it’s not working).
México puede ser el mejor ejemplo de esto. La productividad está por los suelos pero somos los trabajadores que pasan más tiempo trabajando de acuerdo con la medición de 2016 hecha Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE).
México es el que trabaja más horas al hacerlo 2 mil 246 horas, seguido por Costa Rica, Corea y Grecia.
Los alemanes trabajaron mil 371 horas, lo que significa que lo hicieron 875 horas menos que los mexicanos.
Si se toman en cuenta jornadas laborales semanales de 40 horas, nosotros trabajamos poco más de cinco meses más. ¿Qué hicimos todo ese tiempo si nuestro nivel de productividad es el más bajo de la OCDE?
“El mediocre desempeño de México en términos de productividad puede explicarse, al menos en parte, por el bajo nivel de competencias de su fuerza laboral”, explica el estudio
Políticas Prioritarias para fomentar las habilidades de los mexicanos para la productividad y la innovación.
Sin duda a nivel de país todavía falta mucho por hacer en cuanto a una mejor educación y políticas laborales. Pero estas cifras arrojan un aspecto a tomar en cuenta que bien apunta Schwartz: no está funcionando de la manera en la que lo estamos haciendo.
“La primera clave para cambiar la forma en la que trabajamos es reconocer que el valor de los trabajadores no está generado por las horas que trabajan, sino por qué tanto valor producen durante las horas que están trabajando. Trabajar más horas, hacer malabares con más tareas y contestar más correos electrónicos no es la solución”, asegura el especialista.
Por partes
Y tú, ¿qué tanto valor estás generando en las horas que trabajas? Nathaniel Keitman, un investigador del sueño, encontró hace varios años algo que denominó algo así como “el ciclo básico de actividad y descanso”.
Éste consiste en que durante la noche, en 90 minutos, nos movemos progresivamente a través de cinco etapas del sueño, desde ligero hasta pesado y así una y otra vez.
Y durante el día, tenemos el mismo proceso; durante este tiempo oscilamos entre una menor a una mayor concentración.
Este hallazgo fundó las bases para la recomendación de programar desde un día antes cuál es la actividad que se va a realizar durante los primeros 90 minutos de concentración. Para que sea realmente productivo ésta tiene que ser la tarea más importante del día.
Schwartz cuenta su experiencia y asegura (en un texto para la Revista de Negocios de Harvard) que con esta técnica escribió su cuarto libro en la mitad del tiempo que el resto: “Yo termino más trabajo durante esos 90 minutos, y me siento más satisfecho con el resultado, que todo lo que hago el resto del día en un periodo comparable de tiempo”, explica.
En este sentido, Ron Friedman, autor de The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace, cuenta que es necesario dejar a un lado el mito del “trabajador ideal” como uno que labora constantemente, muchas veces a expensas de su vida personal. “Ser productivo requiere reconocer que no puedes trabajar por periodos extendidos de tiempo y mantener un alto nivel de desempeño porque como seres humanos, tenemos una capacidad limitada de atención”, asegura en un texto titulado 9 Productivity Tips from People Who Write About Productivity en el cual se le preguntó a nueve personas que escriben sobre productividad sus mejores consejos.
Y en este sentido, hay que atender las cosas que realmente importan. Stephen Covey en su best seller “ Hábitos de la gente altamente efectiva expone una matriz que toca dos dimensiones: lo importante y lo urgente. En el primer cuadrante se coloca lo urgente y lo importante; en el segundo lo que no es urgente pero sí importante; en el tercero lo urgente pero que no es importante y en el cuarto lo que no es urgente ni tampoco importante.
Las acciones urgentes necesitan atención inmediata; las importantes contribuyen con los valores y objetivos del trabajador y son en las que se deberá concentrar la mayor parte de la energía durante la jornada de trabajo.
Dentro de éstas no se encuentran el contestar los miles de correos que tienes pendientes, por ejemplo. El tener muchas cosas por hacer, nos hace sentir necesitados e incluso productivos, explica Christine Carter, una de las encuestadas por Friedman para hacer su texto; sin embargo, nada más lejano de la realidad. “Es una ilusión. Te roba la atención para progresar en el trabajo que importa más”, asegura Friedman.
Ahora bien, hay que atender lo que realmente importa, porque tenemos periodos cortos de tiempo en los que podemos enfocarnos.
Lo que te importa
Es muy importante entender qué significa para ti ser productivo, explica Ana Estrada, directora general y fundadora de la consultoría Brújula Interior.
Así, la productividad involucra varios aspectos, entre éstos el análisis —para detectar qué es lo que realmente importa— y la administración del tiempo, para lograr hacerlo en el tiempo en el que se requiere hacer.
Además de la detección de qué es lo que realmente importa, otra herramienta que puede ayudar en esta administración del tiempo es la utilización de una agenda y en ésta enlistar prioridades.
“Bajarlas a una agenda es medir tiempos y con esto me doy cuenta que me quedé cuarenta minutos tomando café, es difícil pero es mucho el poder que te da tener una agenda”, asegura la especialista.
Es muy útil enlistar los deberes que tienes que lograr en ese día por orden de importancia, y para potenciar estos esfuerzos, considerar que la tarea más importante la harás durante los primeros 90 minutos de trabajo intenso.
Pero hacer que todo lo que ya planeaste, suceda y que realmente tu productividad aumente, es un reto que tiene que ver mucho con la capacidad de ejecución que se tiene y con la decisión genuina de ser productivo.
Es muy probable que los correos caigan por montones y los servicios de mensajería suenen una y otra vez anunciando nuevos mensajes, pero es necesario ponerlos en silencio.
“Todo lo que no sea prioritario no lo atiendas hasta que no termines lo que pusiste en la agenda. Esto requirió tomar una decisión con anticipación de terminar lo que me propuse”, asegura Ana.
Por ejemplo, si hay seis tareas en tu agenda, proponte no distraerte en este tipo de menesteres hasta que hayas terminado al menos tres de los deberes más importantes.
Los demás
Aunque parecería que no se relaciona una actividad con la otra, contar con unas buenas relaciones interpersonales también ayuda a mejorar la productividad.
“La gente productiva sabe trabajar bien a través de otros, tienen relaciones que están basadas en respeto y confianza. La gente coopera con ellos y no hay competencia tonta”, asegura Ana. En la realidad nadie trabaja completamente solo y todos requieren al menos de alguien más para ejecutar sus labores.
¿Se trata de ayudar a todos? No. Adam Grant, psicólogo organización y profesor de la Universidad de Wharton, en “Give and Take. A Revolutionary Approach to Success”, hace un estudio en el que encuentra que aquellos que son “dadores” en el ámbito laboral (es decir, los que buscan ayudar a otros) son los que tienen los peores pero también los mejores resultados. La diferencia la hizo el que los exitosos no dijeron a todo que sí y escogieron estratégicamente las situaciones en las que ofrecieron su ayuda.
