Entre los más grandes desafíos que tienen las pequeñas empresas se encuentra el manejo de inventario. Un buen o mal manejo puede ser la diferencia entre ganar o perder mucho dinero y entre dejar o no espacio para lo que realmente va a generar ganancias. No es un problema menor pues se encuentra entre las principales causas que llevan a las empresas a fracasar en el camino.
De acuerdo con la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (Condusef), la ausencia de control de inventarios y la falta de planeación de éstos está entre los principales errores que los empresarios de pymes cometen y que hacen que terminen con la vida de sus compañías.
El tema no sólo resulta un problema para las empresas mexicanas sino que en Estados Unidos también es un inconveniente. 46% de las pequeñas y medianas empresas con entre 11 y 500 empleados no rastrean su inventario y ni siquiera usan un método manual de cómputo o al menos uno manual, de acuerdo con el reporte 2015 State of Small Business Report realizado por Waspbarcode, una empresa dedicada a software para empresas.
Al igual que en nuestro país, la falta de inventario es una de las principales razones por las que las pymes fracasan, según enlistan varios autores e incluso la Small Business Administration. Según este ejercicio, los dueños lo tienen en mente, tanto, que se encuentra en el top de sus prioridades en el momento de contar con los recursos suficientes.
Juan Brugger, director Comercial de Active International, una empresa que se dedica a realizar soluciones financieras a la medida hace una comparación para explicar su importancia: “Si tu catálogo es sano y rota bien, es colesterol bueno para tu organismo, pero si por alguna razón, es un inventario que no rota, es colesterol malo y termina por matar a tu organismo. Hay una importancia fundamental para mantenerlos sanos y darles una clara rotación”.
Pero, ¿qué es un inventario? “Puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y subensamblajes que forman parte de un proceso de manufactura”, explica el libro Fundamentos de administración de inventarios.
Así, éste cuesta dinero, espacio, mano de obra para recibir, controlar la calidad, guardar, retirar, seleccionar, empacar, etcétera; deterioro o daño y hasta hurto.
Es por ello que cuidarlos y manejarlos es tan valioso para un negocio. Hacerlo bien puede implicar que el empresario se proteja del impacto de la inflación de los costos o el tener descuentos por cantidad, ejemplifica.
Hacerlo bien
¿Cómo tener un buen inventario? Primero, tienes que conocer a tus clientes y el funcionamiento de tu negocio. Y en este sentido, el que sepas cómo es su temporalidad es muy importante, es decir, los momentos en los que se vende o no más, por ejemplo, las temporadas navideñas o las temporadas de calor, que en el caso de negocios relacionados con bebidas, disparan sus ventas.
Para conocer la temporalidad puedes ayudarte, si es que existe, de tu histórico de ventas de los años anteriores.
“Tienes que saber a qué atribuyes incrementos o decrementos en ventas para que lo tengas claro y presupuestar en tu siguiente año compras correctas para no caer en un sobreinventario o quedarte corto”, explica Juan.
En este sentido, vale la pena distinguir entre distintos tipos de bienes. Mientras el de ciclo es aquel que puede pedirse por una orden de comprar superior al de las necesidades del momento; uno estacional es aquel que aumenta en determinados meses; uno de seguridad es aquel que funciona como garantía por posibles aumentos repentinos en la demanda y uno de tránsito es el que es una reserva que garantiza el flujo continuo de materiales, según explica Gestión de stocks: modelos deterministas, un texto de la revista argentina Técnica Administrativa sobre el manejo de inventarios.
Así, primero tienes que identificar cuáles son los patrones de consumo para que esto te ayude a construir tu inventario.
Tener lápiz y papel para hacer tu inventario ya es casi obsoleto. Lo más recomendable es que adquieras un software que te permita controlarlo por categorías o subcategorías ya que esto por sentado va a facilitarte la tarea.
Un buen inventario tiene tres características: tiene el producto adecuado para la temporada adecuada; está correctamente exhibido y a la vista del consumidor y por último, tiene un precio justo para que genere la rotación correcta, explica Brugger.
Medirlo
Es necesario que sepas lo que tienes guardado, porque esto te implica espacio que ocupa por algo que podría estar generando ganancias. Así, una forma común de medir el desempeño del stock es indicador de rotación de inventario. Este índice indica el número de veces que tu stock ha sido reemplazado en el año y es esta medición la que suele ser considerada como una medida del desempeño de las ventas de tu empresa. Entre mayor rotación, mejor desempeño, esto debido a que entre menor sea esta cifra, tu dinero estará invertido por más tiempo en inventario lo que significará un “efecto adverso” en tu flujo de efectivo, explica el portal de negocios del gobierno de Queensland, Australia.
La fórmula es: del periodo que quieras evaluar, haz el promedio de tu inventario de apertura y el de salida (súmalos y divídelos entre dos). De ahí, para calcular el índice de rotación, divide el costo de los bienes que vendiste entre ese promedio del valor de inventario.
Esta operación arrojará el número de veces que ha rotado tu inventario, lo cual, puede ayudarte a saber si lo estás haciendo de una forma eficiente o no y a conocer los productos que más y los que menos se venden.
Es necesario que identifiques si existen productos que forman parte del stock pero que realmente llevan años sin venderse.
“Muchas veces tienes una esperanza que no es realista de que vas a encontrar la forma de vender ese material… sin embargo, ejecutivos encargados de manejo de inventario reconocen que deshacerse de este material deja más espacio para guardar material que sí puedes vender”, asegura la revista “Inbound logistics” en un texto sobre manejo de inventario.
Así, puedes tener ese stock ahí pensando que es un activo y que deshacerte de él va a golpear tus ganancias, aunque éstas están pospuestas porque no se venden, sin embargo, todo lo contrario.
